آئین نگارش مکاتبات اداری :

تعریف نامه های اداری :

هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج از موسسه ، مورد استفاده قرار گیرد ، نامه اداری نامیده می شود.

مشخصات نامه های اداری :

ویژگی هایی که باعث مشخص شدن نامه های اداری می شوند عبارتند از : شماره ، تاریخ ، عنوان واحد گیرنده ، عنوان واحد فرستنده ، موضوع ، نام و عنوان امضاء کننده نامه و بالاخره امضاء نامه بوسیله شخص ذیصلاح. عدم وجود هر یک از موارد فوق باعث می شود که نامه از جنبه اداری خود خارج شود.

اهمیت و نقش مکاتبات اداری :

انجام دادن کارهای اداری ، ارزیابی واحدها و پرسنل ، انتقال اطلاعات ، ابلاغ دستور ، انتصاب ،راهنمایی آیندگان ، به جریان افتادن امور ، ثبت موارد و جلوگیری از فراموش شدن و رسیدگی به آنها.

اجزاء نامه های اداری :

۱- سرلوحه :

سرلوحه نامه های اداری ، قسمتی از نامه است که در بالای کاغذی اداری چاپ می شود که مشتمل بر نام موسسه ، شماره ، تاریخ و پیوست و احتمالاً آرم موسسه می باشد. طبق استاندارد ، تاریخ ، شماره و پیوست به ترتیب در بالای سمت چپ کاغذ بایستی قرار گیرد و ذکر نام موسسه الزامی می باشد.

۲-عنوان گیرنده نامه :

منظور از گیرنده نامه یا مخاطب ، عبارت از شخص ، مقام سازمانی ، سازمان ، موسسه و یا واحد سازمانی است که نامه به آن خطاب می شود. عنوان گیرنده با کلمه ” به ” مشخص می شو

۳-عنوان فرستنده نامه :

فرستنده نامه عبارت است از شخص ، مقام سازمانی ، واحد سازمانی و یا موسسه ای که نامه از طرف او صادر می شود و مشخصه آن ” از ” می باشد.

۴-موضوع نامه :

منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است (مختصر و مفید) که بیانگر محتوای نامه باشد و مشخصه آن ” موضوع ” می باشد. توصیه می شود که موضوع نامه حتماً در صدر نامه ها قید شود (خصوصاً در نامه های روتین و روزمره) تا رسیدگی، ثبت و توزیع آنها سریعتر انجام شود و مقام ذیصلاح رسیدگی کننده به سرعت بتواند بر روی آنها دستور بدهد.

۵-متن نامه :

مطلب یا شرحی است که در مورد موضوع نامه نوشته می شود و در واقع هدف نامه نگاری می باشد. که می تواند خبری (گزارشی) دستوری و یا درخواستی باشد.

اجزاء متن نامه :

الف) مقدمه : نامه های اداری معمولاً مقدمه ای دارند که ممکن است چند کلمه و یا چند سطر را به خود اختصاص دهد . در صورتی که نامه تهیه شده در پاسخ و یا پیرو نامه ای باشد ، در این صورت ذکر شماره ، تاریخ و موضوع مختصر نامه قبلی به عنوان مقدمه نامه جدید محسوب می شود.

ولی در صورتی که نامه بدون سابقه و ابتدا به ساکن نوشته شود ، لازم است که برای روشن شدن موضوع و آماده کردن ذهن مخاطب در پذیرش و دریافت پیام و یا درخواست ، توضیح مختصری قبل از پرداخت به اصل موضوع داده شود که از الفاظ بازگشت ، عطف، پیرو ، با توجه با عنایت، پیوست و … استفاده می شود.

عطف و بازگشت : بازگشت و عطف معادل یکدیکر بوده و در پاسخگویی به نامه با ذکر شماره و تاریخ نامه دریافت شده استفاده می شود .

پیرو : به منظور یادآوری نامه قبلی در صورت وجود و تسریع در پاسخ به نامه ارسال شده و یا یادآوری مخاطب به موضوع مذاکره یا جلسه ( با استفاده از لفظ پیرو مذاکره یا جلسه …) با ذکر شماره و تاریخ نامه استفاده می شود .

با توجه و با عنایت : معادل یکدیگر بوده و مواقعی استفاده میشود که نویسنده می خواهد توجه مخاطب را به موضوع و یا سابقه قبلی جلب نماید .

در صورت وجود شماره و تاریخ نامه دریافتی و یا شماره و تاریخ سوابق قبلی ، حتما در تهیه متن نامه ها ذکر گردند .

پیوست : اگر در نظر باشد که همراه با نامه ملحقاتی نیز ارسال گردد از لفظ پیوست و یا بپیوست استفاده می شود .

ب ) اصل موضوع :

نامه یکی از مهمترین وسایل ایجاد ارتباط در موسسات و ادارات شناخته شده است. بنابراین بایستی به بهترین وجه ممکن نوشته شود و بهتر است نامه ها ساده و بی تکلف و مختصر و مفید باشند. در غیر اینصورت ممکن است مقام گیرنده بدون آنکه نامه را بخواند روی آن دستور بدهد و یا آن را به معاونین خود ارجاع دهد.

جهت تهیه یک متن مطلوب و موثر که مطالب و محتوای آن مستند ، مستدل و متکی بر قواعد و قوانین و مقررات باشد ، اگر چه نویسنده نامه از اطلاعات ، تجربیات و حافظه خود بهره می جوید ولی معمولاً از مراجعه به منابع مختلف (به ویژه به پرونده های مربوطه) بی نیاز نیست و استفاده از این منابع ، پرونده ها ، سوابق و مطالعه آنها یکی از وظایف اصلی نویسنده نامه می باشد.

نتیجه گیری و پایان نامه :

نامه های اداری ممکن است به انحاء گوناگون پایان پذیرند. معمولاً در پایان نامه درخواست و یا دستور نویسنده (امضاء کننده) نامه ذکر می شود. که در هر دو صورت (چه درخواست و چه دستور) بهتر است واضح و روشن باشند و از بکارگیری کلمات چند پهلو و مبهم حتی الامکان خودداری شود.

۶-مشخصات امضاء کنندگان :

مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه را امضاء می کند و منظور از مشخصات امضاء کننده ، نام و نام خانوادگی شخصی که نامه را امضاء می کند و عنوان سازمانی وی می باشد.

گیرندگان رونوشت :

منظور از گیرندگان رونوشت ، شخص ، اشخاص و یا موسساتی می باشند (علاوه بر گیرندگان اصلی) که رونوشت نامه برای آنها ارسال می گردد تا در جریان موضوع قرار بگیرند و یا مواردی را پیگیری نمایند. گیرندگان رونوشت عبارت “رونوشت” مشخص می شوند و در پایین نامه تایپ می شوند . هنگام تهیه پیش نویس نامه ، گیرندگان رونوشت فراموش نشوند تا علاوه بر اینکه کلیه مخاطبین مورد نظر در جریان موضوع قرار گیرند از دوباره کاری ها نیز جلوگیری شود . در رونوشت ها وظیفه هر یک از مخاطبین نیز بوضوح ذکر می شود ، تا هر یک بدون ابهام به انجام وظیفه خود بپردازند .

مشخصات یک نامه مطلوب :

۱-رعایت استانداردها

۲-انتخاب واژه ها و جملات مطلوب و بجا

۳-مشخص بودن هدف

۴-قابلیت و صراحت

۵-سادگی و روانی

۶-رعایت دستور زبان

۷-اختصار

۸- استفاده از علایم مورد نیاز اعم از کاما ، نقطه و غیره

ذکر این نکته حائز اهمیت است که نامه هایی که جهت اجرای امور مختلف در ادارات و سازمان ها تهیه می شود به عنوان یک سند از طرف سازمان و یا مقام صادر کننده برای اشخاص ثالث اعم از حقیقی و یا حقوقی ایجاد الزام و تعهد می کند و می تواند برله و یا بر علیه موسسه و یا مقام صادر کننده نامه ، در دادگاه ها مطرح شود ، لذا بایستی در تهیه نامه ها و نگهداری از آنها دقت و اهتمام لازم معمول داشت.